Kicaunews.com — Industri event memiliki peran penting dalam mendorong pertumbuhan ekonomi nasional. Berdasarkan data Oxford Economics, perputaran ekonomi dari business event di Indonesia mencapai sekitar Rp128 triliun.
Angka tersebut menunjukkan bahwa sektor ini tidak hanya menjadi penggerak bisnis, tetapi juga berdampak langsung pada keberlangsungan usaha mikro, kecil, dan menengah (UMKM), serta menopang kehidupan sekitar 3 juta pekerja lepas di Indonesia.
Karakteristik industri event yang dinamis membuat perputaran ekonomi di sektor ini tidak mudah menguap. Dampaknya terasa luas karena melibatkan banyak pihak dalam waktu singkat. Oleh karena itu, menjaga keberlangsungan industri event menjadi hal yang krusial, tidak hanya bagi perusahaan, tetapi juga bagi para pekerja freelance yang menggantungkan hidupnya pada sektor ini.
Namun demikian, pengelolaan tenaga freelance dalam industri event bukan tanpa tantangan. Kesalahan kecil yang dilakukan oleh seorang pekerja lepas dapat berdampak besar terhadap reputasi perusahaan. Di sisi lain, proses kerja yang cepat—mulai dari perekrutan hingga pembubaran tim—menuntut koordinasi yang efektif, efisien, dan tepat sasaran.
Perusahaan event tidak lagi dapat mengandalkan metode koordinasi tradisional. Dibutuhkan pendekatan yang lebih strategis dan terstruktur, namun tetap fleksibel untuk mengikuti dinamika di lapangan. Untuk itu, terdapat empat elemen penting dalam pengelolaan tenaga freelance event yang dapat menjadi acuan.
1. Kerangka On-Boarding yang Jelas
Perusahaan perlu menyediakan scope kerja yang tidak hanya berupa deskripsi tugas, tetapi juga target pencapaian yang spesifik dan terukur. Misalnya, bukan sekadar “mengelola tamu”, melainkan “menyediakan daftar tamu final dalam format Excel”.
Selain itu, sentralisasi komunikasi melalui aplikasi tim menjadi penting agar informasi dapat tersampaikan dengan cepat dan tidak terfragmentasi. Manajemen akses juga perlu diperhatikan, seperti penggunaan akses sementara melalui aplikasi manajemen password guna menjaga keamanan data perusahaan.
2. Logistik Operasional Hari H
Setiap tenaga freelance harus dibekali dengan simulasi atau rundown yang sesuai dengan bidang tugasnya. Hal ini membantu mereka memahami alur acara secara menyeluruh.
Protokol komunikasi juga harus jelas, termasuk rantai komando, sehingga setiap masalah dapat ditangani secara cepat dan tepat.
Briefing sebelum acara (sekitar 30 menit sebelumnya) dan evaluasi singkat setelah acara (15 menit setelah selesai) menjadi langkah penting untuk memastikan koordinasi berjalan optimal.
3. Kontrak Psikologis dengan Pekerja Freelance
Berbeda dengan karyawan tetap, motivasi tenaga freelance tidak hanya didorong oleh kompensasi finansial.
Pemberian otonomi kerja dengan menjelaskan tujuan pekerjaan (“apa” yang ingin dicapai) dapat meningkatkan rasa tanggung jawab.
Pembayaran yang tepat waktu, idealnya dalam 7 hari, menjadi faktor penting untuk menjaga loyalitas tenaga kerja terbaik.
Selain itu, rekognisi publik seperti sertifikat atau apresiasi di media sosial dapat meningkatkan kepuasan dan motivasi kerja.
4. Manajemen Risiko dan Kepatuhan
Asuransi menjadi elemen penting untuk menjamin keselamatan tenaga kerja selama event berlangsung.
Perusahaan juga perlu memahami perbedaan kebijakan antara pekerja freelance dan karyawan tetap, termasuk dalam hal klasifikasi kerja.
Perjanjian intelektual harus ditegaskan melalui kontrak, memastikan bahwa seluruh dokumen, foto, dan hasil kerja selama event menjadi milik perusahaan, serta penggunaannya harus melalui persetujuan resmi.
Dengan menerapkan pengelolaan yang strategis terhadap keempat elemen tersebut, perusahaan event diharapkan mampu menjaga reputasi sekaligus menciptakan hubungan kerja yang berkelanjutan dengan para tenaga freelance. Pada akhirnya, hal ini tidak hanya memperkuat kinerja perusahaan, tetapi juga berkontribusi terhadap pertumbuhan ekonomi yang lebih luas.
Artikel ini ditulis oleh Hanesman Alkhair, SE, MM, Dosen S1 Event Universitas Prasetiya Mulya.
