Kicaunews.com — Budget event merupakan komponen penting yang menjamin keberlaksanaan sebuah event sehingga harus direncanakan sebaik-baiknya. Menanggapi kondisi pengetatan anggaran di berbagai bidang seperti saat ini maka berikut adalah beberapa elemen yang bisa di perhitungkan untuk menyusun anggaran yang hemat namun tetap dapat menyelenggarakan event yang sukses :
1. Menetapkan budget yang realistis
Membagi visualisasi pelaksanaan event menjadi beberapa kategori anggaran (venue, dekorasi, makanan minuman, hiburan dan lain-lain). Langkah berikutnya selama proses persiapan event tetap menggunakan kategori anggaran sebagai acuan utama untuk melacak biaya-biaya yang akan keluar.
2. Memilih venue yang terjangkau
Mulai mencari alternatif venue yang tidak umum seperti ruangan komunitas, taman atau bahkan rumah yang cukup mumpuni walaupun kapasitas akan sedikit di korbankan, karena bisa menghemat di bandingkan dengan menyewa venue yang umum. Carilah waktu yang mungkin menghindari waktu utama demi mencari potongan harga.
3. Dekorasi mandiri
Di bandingkan dengan menggunakan dekorasi cobalah maksimalkan sumber daya yang di miliki sendiri yang dapat membantu produksi yang sederhana. Membeli barang-barang material produksi di toko-toko online maupun offline serta di kombinasikan dengan material produksi yang sudah di miliki oleh perusahaan sendiri atau dari event yang lalu.
4. Menu makanan catering yang sederhana
Dibandungkan dengan makanan set penuh, bila memungkinkan bisa di alihkan dengan menyajikan makanan snack atau hindangan pembuka serta mengedapankan sistem buffet. Pemilihan jasa catering juga bisa di alihkan ke yang lebih terjangkau atau berkolaborasi dengan restoran lokal yang mungkin bisa menawarkan diskon atau pemesanan dalam jumlah paket.
5. Membatasi tamu undangan
Semakin banyak tamu yang diundang maka akan memperbesar biaya yang keluar. Pemilihan tamu bisa di lakukan secara lebih penuh pertimbangan di sesuaikan dengan objektif acara event.
6. Negoisasi dengan vendor
Tetap melakukan proses penawaran karena biasanya vendor sudah mempertimbangkan harga negoisasi, raihlah harga negoisasi tersebut.
7. Pemanfaatan teknologi
Mengedepankan penggunaan digital di bandingkan dengan versi cetak, gunakan media sosial maupun aplikasi dalam promosi maupun menangani reservasi guna mengurangi penggunaan kertas dan ongkos kirim.
8. Mengedapankan pilihan sewa disbanding membeli
Banyak tempat penyelanggara atau jasa-jasa yang menyewakan peralatan event, pilihlah yang biayanya lebih efektif.
9. Memanfaatkan sumber daya lokal
Berusaha lebih aktif dalam mengeksplorasi sumber daya lokal (contoh : untuk hiburan). Sumber daya lokal biasanya memiliki kecendrungan harga yang lebih murah dari nama besar di dunia hiburan.
10. Menghindari perencanaan mendadak
Berusahalah untuk memiliki waktu yang cukup untuk merencanakan event, bila ada waktu yang cukup maka anda akan memiliki waktu untuk membandingkan harga, mencari kesepakatan yang lebih baik dan terhindar dari harga mahal dari permintaan yang mendadak.
Dengan menerapkan strategi diatas diharapkan event yang ada rencanakan dapat terlaksana dengan baik serta tetap memberikan kesan yang baik bagi pengunjung acaranya dengan budget yang lebih efisien.
Penulis : Hanesman Alkhair (Dosen S1 Event Universitas Prasetiya Mulya)
